Conheça ferramentas de gestão essenciais para a sua empresa

Para  monitorar e otimizar processos, especialmente com o home office e o modelo de trabalho híbrido tornando-se cada vez mais populares, as empresas têm utilizado metodologias e ferramentas de gestão.

Com elas, os negócios têm conseguido conduzir de forma mais organizada e estratégica as demandas e as tarefas das equipes, a fim de manterem um alinhamento com os objetivos das empresas.

Veja neste artigo o que são e os principais exemplos de metodologias e ferramentas de gestão que podem ser adotados pelas empresas. Confira!

Entenda a importância das metodologias e ferramentas de gestão

A gestão das empresas torna-se ainda mais eficiente, ágil e com resultados positivos quando são utilizadas metodologias e ferramentas de gestão.

São processos, softwares e sistemas que conduzem a realização das tarefas e ajudam a organizar as demandas dentro das equipes. 

Elas são fundamentais para a gestão da organização, que precisa administrar várias informações, colaboradores e setores que existem, para que cumpram seu papel e consigam estar alinhados às estratégias das empresas.

Com a modalidade home office e híbrida vindo para ficar em muitas organizações, é necessário encontrar maneiras de lapidar práticas e aprimorar resultados, tornando o trabalho mais ágil e produtivo.

E são justamente essas metodologias e ferramentas que garantem a condução desses processos da melhor forma.

Conheça as principais metodologias de gestão para o dia a dia dos negócios

Com o passar dos anos, o mercado desenvolveu diversas ferramentas de gestão, bem como metodologias, formatos e modelos que funcionam como diretrizes para as empresas.

Muitos deles podem e devem ser adaptados aos diversos tipos de negócios, setores e tamanhos de empresas. Veja abaixo alguns exemplos das principais metodologias utilizadas dentro das empresas e que auxiliam em processos de gestão de tarefas, identificação de pontos fortes e fracos, redução de custos e aumento do lucro, dentre outros:

1. 5W2H

Metodologia aplicada em formato de check list, auxilia gestores e suas equipes a enxergarem com mais clareza e certeza suas tarefas e projetos. Dessa forma, é possível elaborar um plano de ação para tomada de decisões mais assertivas e com menos erros.

Para aplicá-la, apresenta-se uma lista com 7 perguntas que, ao serem respondidas, ajudam a empresa a encontrar o caminho para solução da demanda, além de facilitar o foco das tarefas com qualidade e dentro o prazo:

5W:

• What? (O quê?): qual é a ação a ser executada;

• Why? (Por quê?): por que é necessário realizar o projeto;

• When? (Quando?): quando a ação será executada e qual o tempo será necessário para execução do projeto;

• Where? (Onde?): onde cada etapa será conduzida e onde projeto acontecerá;

• Who? (Quem?): quem serão os envolvidos no projeto.

2H:

• How? (Como?): como será realizado o projeto;

• How much? (Quanto custará?): quanto o projeto vai custar – tem o objetivo de avaliar o custo x benefício para, caso necessário, fazer ajustes antes de realizar o projeto.

2. PDCA

Conhecida também como Ciclo PDCA, essa metodologia busca a melhoria contínua dos processos nas empresas, por meio da diminuição dos custos e aumento dos lucros, com foco na satisfação do cliente. A sigla significa:

• Plan (planejar);

• Do (fazer ou executar);

• Check (verificar);

• Act (agir).

3. Análise SWOT/FOFA

Ajuda a empresa na identificação de fatores internos da organização, como pontos fracos ou fraquezas (Weaknesses) e pontos fortes e forças (Strength), além dos externos, como as oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats).

Enquanto os pontos fortes e fraquezas são próprios da empresa e aspectos que ela pode controlar, as oportunidades e ameaças são situações e ocorrências que vêm de fora, do mercado, que a organização deve monitorar. 

4. PM Canvas

Essa metodologia tem o propósito de organizar e estruturar as demandas de maneira visual, de forma que toda a equipe possa participar do processo de construção desse visual e também entender qual o papel de cada um nesse contexto.

Assim, são reunidas todas as informações em um layout objetivo e de fácil compreensão. A metodologia sugere que a organização nesse sentido seja feita com base nas seguintes perguntas, priorizando as etapas e o cumprimento de prazos:

• Por quê? 

• O quê? 

• Quem? 

• Como? 

• Quando? 

• E quanto? 

5. Guia PMBOK

O Project Management Body of Knowledge – PMBOK é um guia criado em 1996, sendo apresentada uma nova edição a cada quatro anos, idealizado com o objetivo de padronizar as práticas e metodologias de gestão de projetos, desde que respeitadas as especificidades de cada negócio e a estrutura da empresa.

Esse guia reúne, em um só documento, todas as informações consideradas fundamentais para os gestores de projetos.

Veja algumas ferramentas de gestão para usar em sua empresa

Além das metodologias, existem também as ferramentas de gestão, que são importantes no processo de colocar em prática as tarefas e demandas do dia a dia da empresa.

São softwares e sistemas que facilitam desde a organização e aprovação de tarefas até o armazenamento de documentos online para facilitar a troca entre a equipe. Veja abaixo alguns exemplos muito utilizados atualmente: 

1. Trello

Facilita a rotina de controle das tarefas das equipes. Essa ferramenta de gestão é baseada no método Kanban e possibilita uma melhor visualização do que precisa ser feito, refeito ou corrigido, aprovado e entregue, por meio de um layout organizado e de fácil compreensão. O software também permite que seja feito um acompanhamento com métricas, cronogramas, notificações, delegação de afazeres, dentre outros.  

2. Zoom

Esse é considerado um dos softwares que mais ficou conhecido e utilizado nos últimos meses, especialmente durante o home office, e, mesmo com o retorno dos colaboradores ao ambiente presencial, segue sendo muito utilizado.

O Zoom é uma plataforma que permite realizar videochamadas, por meio de encontros online para reuniões, com até 1.000 participantes ao mesmo tempo. Além disso, ele oferece opções como o compartilhamento da tela, para apresentações, e que as  reuniões sejam gravadas e compartilhadas posteriormente.  

3. Google Drive

O Google Drive é uma plataforma gratuita, com possibilidade de compra de pacotes maiores e com mais espaços, em que é possível incluir arquivos de todos os formatos, como textos, tabelas, vídeos, imagens e áudios, permitindo que sejam compartilhados com todos que têm acesso à pasta criada.

Com a devida autorização, essa ferramenta, que permite o  armazenamento na nuvem, também possibilita às pessoas da equipe fazerem alterações e inclusões nos textos e pastas, em tempo real. 

4. Controle de ponto online

O controle de ponto é um software de RH e uma parte importante da gestão remota e presencial de equipes e projetos, pois é com ele que o gestor pode analisar, dentre outros aspectos, a razão entre as tarefas e o tempo de trabalho, para entender se um setor está sobrecarregado ou se precisa de apoio.

A partir disso, é possível avaliar o contexto da equipe e adotar, por exemplo, desenvolvimento, adição ou substituição desses profissionais.

Com a possibilidade de contar com o controle de ponto online, esse processo tornou-se ainda mais ágil para empresas e funcionários.

Por meio de um aplicativo, é possível registrar o ponto, mesmo com o funcionário atuando remotamente, e, além disso, o software também entrega relatórios completos, mostrando dados importantes como faltas, atrasos e horas extras, que facilitam ainda mais a rotina do RH.

Como foi possível perceber, as metodologias e ferramentas de gestão são complementares dentro das empresas, e desempenham um papel fundamental na organização das demandas, especialmente porque contam com a tecnologia em seu contexto. Ao adotá-las, as empresas estão optando por facilitar o dia a dia dos colaboradores, além de colher os melhores resultados.  

Esse artigo foi escrito pela Tangerino.