Contabilidade na nuvem: o que é e como funciona

Com certeza você já percebeu que a tecnologia não é só um adicional para se destacar no mercado. Ela é algo que toda empresa precisa ter para sobreviver. Quando o assunto é contabilidade na nuvem, mesmo algo tão presente como o tema, surgem dúvidas.

O termo “em nuvem” já está há algum tempo nas rodas de conversa das pessoas. Mas, quando o assunto entra nas especificidades de setores como o da contabilidade e o fiscal é necessário, sim, saber mais a respeito para dar a devida atenção e aproveitar as oportunidades em sua empresa.

Portanto, fique no texto, descubra exatamente o que é contabilidade na nuvem e por que você deve aderir.

O que é contabilidade na nuvem? 

Mesmo que seja algo com amplo conhecimento do público, cabe saber que tudo que está na nuvem existe no meio digital, por meio de servidores, dispensando o uso de arquivos físicos.

Portanto, dizer que determinado processo é feito em nuvem, significa falar que ele tem toda a sua operação pela internet. Para tudo.

Por isso, quando se adentra para o assunto contabilidade na nuvem, são usados sistemas que se conectam totalmente online para realizar os serviços que um contador e escritório contábil fariam.

No lugar de papéis, arquivos físicos, máquinas, enfim, que burocratizam e demandam tempo de operação, sem falar da manutenção, espaço para guardar tudo e o perigo de defeito mecânico e até acidentes, entram sistemas e arquivos digitais online.

Por que contabilidade em nuvem é mais segura do que o local?

Você acabou de ler que manter um processo na nuvem é mais seguro do que no físico.

Mas, por quê?

Bom, primeiro é necessário reforçar a importância de uma contabilidade para a empresa. Ela lida com informações fundamentais para todo o organismo corporativo, dados que estão relacionados ao core business do cliente e suas estratégias de crescimento.

Daí, parte-se para o princípio que organizar, armazenar e manter os registros dessas informações pode ser algo verdadeiramente penoso e, sim, perigoso.

Isso porque tudo que é físico tem a chance de rasurar, quebrar… ser destruído, enfim. Não só por má-fé, mas por qualquer desastre que seja. Sem falar da exposição que esses dados ficam a pessoas que não possuem autorização para acessá-los. 

Quando todos esses registros vão para a nuvem, a conversa muda de rumo.

Isso porque na contabilidade na nuvem — ou qualquer outro setor —  os dados são guardados por criptografia, o que garante acesso restrito a pessoas autorizadas.

Em nuvem, evita-se o arquivo físico, o que faz desaparecer o risco de se perder, sofrer danos e desastres que vão de incêndios, desabamentos, enchentes — sim, tudo isso precisa ser considerado.

Na nuvem, os riscos de os arquivos digitais serem corrompidos ou hackeados é mínimo, graças ao já citado sistema de criptografia. Diferente daqueles mantidos em HDs, por exemplo.

Vantagens da contabilidade em nuvem

A grande vantagem da contabilidade na nuvem é a segurança de dados. Mas não é só isso. 

Agilidade no atendimento

Um dos grandes benefícios dos arquivos em nuvem é que eles podem ser acessados instantaneamente em qualquer lugar.

Isso faz com que o cliente seja atendido de forma rápida, sem precisar acessar arquivos físicos que, por melhor organizados sejam, requerem tempo de acesso e, claro, estão somente em um único lugar.

O atendimento remoto é uma realidade já na contabilidade. Não aquele por telefone ou email, mas o acesso tanto dos arquivos quanto do contador é muito mais rápido.

E a rapidez pode ser um diferencial para a tomada de decisão da empresa.

Otimização e produtividade

Já aqui, é fácil concluir que tanto a otimização quanto a produtividade advêm justamente da agilidade citada ainda há pouco. E, por que não, também o contrário.

Essa relação cíclica entre agilidade, produtividade e otimização são também consequências de uma integração permitida pelos sistemas em nuvem.

De modo centralizado, o acesso a todos os dados contábeis do cliente é facilitado. Mas, não só: o lançamento de todas essas informações não mais precisa de digitalização,  uma vez que são abastecidas diretamente na plataforma.

Isso significa dizer que a redução da burocracia é grande, bem como os erros manuais e, por fim, gera boa entrega ao cliente.

Custos reduzidos

Mais uma consequência de uma vantagem que você leu. Além de espaço físico reduzido — e obviamente se eliminado custos com manutenção, aluguel, luz e insumos — corta-se a necessidade de adquirir hardwares, softwares e certas instalações de rede.

Não que, em alguma medida, você não precisará, principalmente, destes últimos itens. Mas com o armazenamento em nuvem e a operacionalização em plataformas online, todos eles se tornam menos essenciais.

Corte de espaços físicos

É preciso reforçar essa vantagem. O espaço físico permite, é claro, a instalação de bons escritórios, possibilita um bom clima organizacional, enfim.

Aqui, no entanto, refere-se mais ao espaço de armazenamento de equipamentos que vão desde insumos como papel, papelão, pastas até materiais de TI.

Tudo isso é importante quando se opera “manualmente”, mesmo que usando backups em HD. Mas custam dinheiro, seja para locação, compra de material.

Em nuvem, o máximo que você pode investir é em um bom servidor online que consiga armazenar todas as informações que você precisa ter de seu cliente.

Além claro na compra de softwares que permitem você fazer uma contabilidade na nuvem de modo eficiente.

Nesse sentido, você precisa conhecer um software de emissão de notas fiscais que farão sua vida muito mais fácil para gerir esses que são os documentos mais importantes da vida financeira de uma empresa.

Trata-se do Emissor do eNotas.

Esse sistema é integrado ao meio de pagamento da empresa, seja ela prestadora de serviço ou de comércio de produtos. Com ela, o seu negócio e o de seu cliente pode ficar tranquilo porque toda NF será emitida, evitando multas e punições do fisco.

Assim, é possível focar no que interessa: aumentar vendas, prestar melhores serviços e prosperar.

Se você quer mesmo implementar uma contabilidade na nuvem eficiente, deve conhecer agora mesmo o Emissor do eNotas!